MENTALIDAD DE BOMBERO
Por Horacio Krell*
Se dice que alguien la tiene cuando vive solucionando urgencias, si lo urgente priva sobre lo importante, o actúa contra natura y sobreviene un atraso intelectual y general en áreas claves.
Mientras el conocimiento y la información crecen exponencialmente el atiende sus asuntos cotidianos. Así deja de crecer y su operación diferida genera una oportunidad perdida.
Esta persona suele hacer planes que no alcanza. Como decía John Lennon la vida se le pasa mientras sigue haciendo planes. Corre sin analizar si podría hacerlo de otro modo.
La prisa no es un valor. Nadie es mejor por ir rápido o por contar a todos lo estresado que está.
Ir de prisa no implica pensar ágilmente si se eligió el camino o la solución equivocada. Sentirse internamente acelerado es una mala señal. Los síntomas físicos se notan a simple vista. Se la pasa mirando el reloj, saluda de prisa, no escucha al interlocutor y no se toma vacaciones.
Ejercer la pronto manía es cómo pensar que no existe el mañana. Puede darle prestigio pero genera distracciones, accidentes, olvidos, y desequilibrios entre la vida profesional y la personal.
No vive el presente pensando en el mañana y por lo tanto no es feliz. Presente significa regalo.
La prisa como estilo de vida. No sabe qué hacer con su tiempo libre cuando lo tiene. Estar desocupado le produce malestar, piensa que pierde el tiempo y rebaja su autoestima. El aburrimiento le resulta desagradable, vacío y sin sentido. Por eso corre sin saber hacia dónde va.
En el proceso descuida la salud y el cuerpo y la mente le pasarán su factura.
Las persona con calma fijan prioridades, cuando todo es importante nada lo es. Pone límites de horarios y tareas porque eso le permite estar organizado y evitar errores.
Sabe decir que no. La actitud de servicio no significa ser servil. Anteponiendo los deseos de los demás no podrá gestionar los propios ni tener tiempo para sí mismo ni para lo importante.
No es egoísmo, el bienestar psicológico y físico depende de saber disfrutar.
Se desconecta. De lo que le impide disfrutar de los momentos placenteros. La tecnología convierte todo en algo inmediato. No está obligado a contestar al instante. Pocas cosas son urgentes. Utiliza técnicas que le permiten relajarse. Yoga, pilates, deporte, un baño de agua caliente, una conversación larga y relajada o una copa de vino. Para los buenos momentos siempre guarda un espacio. Trata de repartir las horas entre obligaciones y ocio. Una de las maravillas modernas para ganar tiempo y estar actualizados es el método de lectura veloz.
La perfección, por definición, nunca se alcanza. Lo que sí se puede es mejorar, crecer y superarse. Está presente, disfruta y observa lo que acontece a su alrededor. No busca qué hacer luego, sino dejarse llevar por el momento. Dedica tiempo a la vida contemplativa del aquí y el ahora y a los detalles. Lo que se gana corriendo se pierde en calidad de vida.
El teletrabajo. Esta opción disminuye los costos y tiempos de traslado aunque puede aislar y llevar a no separar la casa del trabajo. El tema sigue en debate desde Taylor, el primero en estudiar la eficiencia en términos de tiempos y movimientos, hasta la Ergonomía que adapta el lugar de trabajo al usuario. La propuesta es disminuir el uso de oficinas con el trabajo remoto.
La ecuación hombre tiempo ya no cierra. Eficiencia es hacer las cosas bien y eficacia es hacer lo correcto. Pero las urgencias y tensiones generan un vacío de ideas que aleja de la eficacia. Hoy que todos tienen reloj y nadie tiene tiempo, tenerlo es un bien de lujo: ?time is money?. Pero Sócrates decía que ?los ratos de ocio son las mejores adquisiciones?.
El tiempo no alcanza porque el consumo ofrece novedades que tientan a trabajar más.
El día tiene 24 horas que no se pueden estirar, la solución es administrar mejor el tiempo. La gente quiere sentirse bien, tener experiencias nuevas y dedicarle más tiempo a la familia, a sus hobbies, pasiones e intereses. A veces resignan dinero por tomar un trabajo cercano para vivir mejor. Las nuevas tecnologías agilizan trámites que antes se hacían personalmente.
El mail, el homebanking, el celular o whatsapp, son herramientas para ahorrar tiempo.
El lado oscuro de la tecnología. La tecnología genera sobrecarga informativa y lentifica lo que desea acelerar. Las redes sociales roban horas e impiden concentrarse. La creencia de que hay tiempo para todo, lleva a procrastinar, es decir a dejar para mañana lo que se debe hacer hoy.
Y si el tiempo no alcanza se incumplen compromisos, se pierde prestigio y hasta el empleo.
Ladrones del tiempo. Hay que identificar y medir las rutinas, lo que no se mide no se puedemejorar. Las rutinas ordenan la vida, primero creamos un hábito y luego el hábito nos dirige sin que se advierta. Ser consciente del mecanismo permite dejar los malos hábitos. Viviendo a ritmo acelerado uno se acostumbra a vivir mal, con interrupciones que se van comiendo el día.
Planear. Ser vulnerable a las interrupciones se debe a no saber planificar. Y el que falla al planear planea fracasar. Querer concentrarse sin saber en qué, termina en perder el tiempo.
Pomodoro es un método para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos separados por pausas. Durante esos minutos hay que concentrarse en hacer una sola cosa. Luego viene el relax (salir o relajarse). Es notable lo que se gana haciendo una sola cosa a la vez.
El cuestionado multitasking es la supuesta capacidad de hacer muchas cosas al mismo tiempo.
Hablar por teléfono mientras se hacen otras tareas, provoca un alto porcentaje de error en el procesamiento y se va agotando la capacidad mental. Es preferible hacer las cosas por separado.
De lo contrario, es el camino al síndrome de burn-out o del cerebro quemado. Hay métodos facilitadores de la acción. Como dijo Nietzche ?los métodos son la mayor riqueza del hombre?.
La ley de Pareto. Otra forma de administrar el tiempo es detectar qué es relevante y qué no. A veces hay cosas que son urgentes porque tienen que terminarse en una fecha, pero que no son importantes. Hay tareas que no tienen ?fecha de vencimiento?, pero que son claves.
Pensar por objetivos. Es considerar qué metas se quieren alcanzar y clarificar dónde poner el foco. Saber adónde ir y cuál es la prioridad ayuda a elegir qué cosas hacer y cuáles no.
Como dijo Séneca: ?no hay vientos favorables para el que no sabe a dónde quiere llegar?.
Aprender a decirle que no. Tener identificado el objetivo permite priorizar lo que está pendiente. Conocer las ?tareas de hoy? a primera hora ayuda a organizar mejor cada jornada.
Puede ser una agenda compartida con otros para evitar que molesten a los que están ocupados.
La metodología Kanban divide las tareas pendientes, las que están en curso y las finalizadas.
Este recurso puede complejizarse agregando fases del ciclo de producción o midiendo tiempo.
En lo virtual como en lo real. Cuando el lugar de trabajo es un desorden, eso será lo que pase en la mente. Ser prolijo ahorra tiempo. Para construir una vida con sentido, plena, con bienestar y a gusto, es necesario gestionar bien el tiempo. Ningún beneficio se obtiene en medio del caos.
El tiempo vuela. Los enemigos de la eficacia son el largo plazo que media entre el acto y el efecto, los cambios abruptos en la realidad y las creencias estereotipadas. La brecha entre sueño y realidad se reduce cuando se reflexiona sobre la acción. La ley de Murphy afirma que lo que lo que puede salir mal va a salir mal, para evitarlo hay que ser cuidadoso en los detalles. Los objetivos deben ser realistas. Dijo Keynes que a largo plazo estaremos todos muertos. Nuestro reloj interno se equivoca. Con los años creemos que el tiempo va más rápido que el reloj.
Hábitos productivos. Hacer una lista con los pendientes del día ?a realizar?, ?en curso? y ?finalizados?. Distinguir lo importante de lo urgente. Aprender a decir que no. Eso evita una agenda repleta de temas sin valor. Mantener limpio y ordenado el espacio laboral. Ser meticuloso es esencial. Delegar tareas. Crear bloques de tiempo. Intercalar trabajo con relax.
Aprender de la acción. ¿Qué debía haber ocurrido y qué pasó? ¿Cuál es la causa de ladiferencia? Si el error no se analiza, el olvido impide aprender de la experiencia. La reflexión es parte del trabajo, no se puede vivir sin aprender, sin seleccionar lo bueno y eliminar la basura.
La reflexión implica concentración, no divagar por estímulos o ideas parásitas. Si la educación no enseña a pensar produce incompetentes altamente calificados. Las buenas ideas surgen de quienes conviven con el problema, el liderazgo debe promover el uso del conocimiento.
Curso acelerado de gestión del tiempo. El primer paso es tener in mente el objetivo. El segundo es trazar el plan y controlar su ejecución. El tercer punto es tener creatividad y flexibilidad para variar el plan cuando la realidad demuestra que algo falla.
El poder inteligente es querer con eficacia, es el que le brinda inteligencia a la pasión. El poder inteligente ?smart power- reúne el poder duro ?hard power- del hemisferio izquierdo y el soft power del hemisferio derecho. El ganador de tiempo examina si lo que hace lo apasiona o si la burocracia domina su cerebro. Para conseguirlo debe aprender métodos de excelencia.
El efecto palanca. Arquímedes dijo ?dadme una palanca y un punto de apoyo y moveré el mundo?. Cuando se aplica en un punto de apoyo, transmite y multiplica la fuerza. La computadora es la palanca del cerebro. El efecto se potencia eligiendo bien las prioridades y asignando correctamente los recursos. Ser socio de los mejores ahorra el esfuerzo que ellos hicieron para conseguirlo y esa palanca potencia el rendimiento. Por el contrario, el que tiene mentalidad del bombero corre todo el día y no consigue nada. Los mejores jugadores son los que paran la pelota. La eficacia no se puede suplir con eficiencia.
El efecto palanca es obtener lo máximo con el menor esfuerzo posible.
Slow down. Todo invita a vivir acelerados. Las marcas presentan su temporada de invierno en verano. Se trabaja 24 horas para fomentar el consumo. Prolifera la obesidad, el estrés, la angustia por posponer el placer. Desacelerarse es luchar contra la tiranía del reloj, vivir conmodestia, pensar con grandeza, consumir menos, tomar conciencia que horarios extremos amenazan la salud, la familia y las relaciones. Así se consigue más eficacia, compromiso y calidad de la vida. Lo mejor es trabajar por objetivos. Vivimos 700.800 horas en la vida y 70.000 las ocupamos trabajando. Usemos las 630.800 horas libres para ganar en felicidad.
Tu amigo el robot. El robot es una pesadilla para el que teme que le quite su trabajo y lo condene al desempleo. Pero lo ideal es convertirlo en un aliado.
El empleo es una especie en extinción, aun en Japón, que hizo un culto del empleo de por vida.
Por los costos inherentes, las empresas reducen su plantel y contratan afuera todo lo demás
El desafío es organizarse para aprovechar la tecnología, el robot no paga cargas sociales
Educar la mente. Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensión mata, la creatividad muere. Educar para la fast life hace correr a velocidad extrema sin métodos facilitadores de la acción. Quienes aprenden a administrar el tiempo construyen desde una capacidad plena. Se debe educar el sentido común: valorizar la lectura, caminar más, cocinar una receta, relatar cuentos a los hijos, practicar deportes, pasar más tiempo con amigos.
El poder de anticipación. No se puede es evitar el efecto de las decisiones. Saber dónde estuve, dónde estoy, dónde quiero estar y que haré para conseguirlo es el pensamiento estratégico. Es el que visualiza la evolución, su ejecución, controla los resultados y se alejan del objetivo impone nuevas decisiones. Adelantarse a los acontecimientos es en genética lo que permite predecir lo que pasará. Es la habilidad que permite al deportista intuir lo que hará su oponente.
Es mejor prevenir que curar. Pero cerebro está preparado para resolver problemas, no para anticiparse y evitar que ocurran. La vida moderna recarga la agenda para aprovechar el tiempo, como en la frase time is money, y cuando no se hace nada significa que algo anda mal.
Los errores de predicción son comunes por eso los modelos del conocimiento deben adaptarse a la realidad y no la realidad al modelo. Veamos lo que se creía sobre las computadoras
No sirve para nada (George Bidell, sobre la máquina de Babbage, 1842) El llamado teléfono no tiene valor (Western Union, 1876) ¿Para qué coño sirve? (Lloyd, de IBM sobre el microchip). No te necesitamos, no tienes título universitario (Hewlett-Packard, ante el pedido de empleo de Steve Jobs) No hay razón para que alguien tenga una computadora en el hogar
(Olson, de Digital Equipment Corporation 1977). Hay mercado para unos 5 ordenadores en todo el mundo.(Watson, presidente de IBM, 1993).
Invertir en educación. La educación es la que anticipa mejor los resultados. Es la industria pesada de una nación porque fabrica ciudadanos y es el factor clave en las estrategias nacionales, porque la gente educada está mejor preparada para contribuir con el desarrollo.
Las habilidades a desarrollar son en ciencia: capacidad de diseñar y programar. En creatividad: producir ideas innovadoras, sentido artístico y del humor, intuición. En lo social: capacidad de relacionarse, sensibilidad, persuasión, sentido de la oportunidad, espíritu de equipo y liderazgo.
En 1970, Ghana y Corea tenían igual ingreso per cápita. En 2013, el de Corea fue 14 veces mayor por su inversión en el conocimiento. Tiene 400 centros públicos de investigación, el mayor gasto público por estudiante y un aumento en la matrícula de educación terciaria.
Incrementar la capacidad de anticiparse. El ser reactivo actúa cuando las cosas suceden y el proactivo hace que las cosas ocurran. El buen anticipador usa la proactividad para detectar a dónde va el mundo y la reactividad para responder. No pierde tiempo defendiendo sus creencias y se despoja de su ego para aceptar la mejor idea sin importarle de donde partió. Al predecir puede errar, por eso controla la marcha del plan para corregirlo. No mira sólo donde está la pelota, intuye dónde estará y se anticipa. Sabe que el que pega primero, pega dos veces.
No puedes parar el mundo pero si cambiar el modo de adaptarte y de actuar en él. Podrás lograr metas importantes utilizando más tu cabeza que tus pies, porque el capital que produzcas y resguardes entre tus dos orejas ninguna crisis te lo podrá quitar.
Dr.Horacio Krell. Director de Ilvem. horaciokrell@ilvem.com o 1154224742.